3 แอพตัวช่วยธุรกิจ “รวมทีมงาน ประสานไอเดีย” เพื่อทีมเวิร์คที่มีประสิทธิภาพ
-
15 Jul 2015
-
6620
การทำธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องอาศัยการทำงานเป็นทีม มักจะหนีไม่พ้นเรื่องการส่งเมลโต้ตอบกันไปมา ซึ่งแม้บางครั้งทีมงานจะเป็นแค่ทีมเล็กๆ แต่การส่งเมลหากันหลายๆ คนก็ทำให้เมลยาวยุ่งเหยิงยิ่งกว่าหางว่าวเอาได้ง่ายๆ ทางเลือกหนึ่งที่จะขจัดความพัลวันนี้ก็คือการหันไปพึ่งเว็บและแอพที่ออกแบบมาเพื่อ ‘การทำงานเป็นทีม’ โดยเฉพาะ เช่นแอพ Asana, Trello, หรือ Wunderlist เป็นต้น โดยแอพเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นเสมือน ‘กระดานกลาง’ ให้ทุกคนในทีมใช้ระบุวันเวลาเริ่มต้นโปรเจ็กท์ วันส่งงาน (เดดไลน์) สามารถจัดลำดับความสำคัญ (priority) จัดชนิดหมวดหมู่ และติดตามความคืบหน้า (tracking) ของงานส่วนต่างๆ ได้ ที่สำคัญที่สุด ทุกคนในทีมสามารถใช้กระดานกลางนี้สื่อสารถึงกันได้โดยไม่ต้องพึ่งพาการรับส่งอีเมลแบบเดิมๆ
หากธุรกิจสมัยใหม่หันมาใช้แอพหรือเว็บประเภทนี้ บุคลากรในทีมก็จะเช็คความคืบหน้าของงานส่วนอื่นๆ ที่กำลังทำคู่ขนานกันไปได้ ส่งผลให้ทุกๆ คนสามารถปรับตัว เร่งเครื่อง หรือชะลอ งานของตัวเองให้เหมาะสมกัน นอกจากนั้น หัวหน้างานยังล่วงรู้ได้ว่าสมาชิกคนไหนทำงานเสร็จเร็ว ใครยุ่ง ใครว่าง หรือใครที่ต้องการความช่วยเหลือ ฯลฯ ปัจจุบันเว็บและแอพทั้งสามชื่อข้างต้นสามารถดาวน์โหลดใช้ฟรีได้ ทั้งในระบบ iOS และ Android ไม่ว่าใครจะถนัดแพลทฟอร์มไหนก็สามารถเข้าใช้ได้ตลอดเวลาผ่านอุปกรณ์ที่สะดวกที่สุด
Trello
แน่นอนว่าเทคโนโลยีเหล่านี้จะเอื้อประโยชน์ให้ผู้ประกอบการหน้าใหม่ (ที่มีทีมงานเล็กๆ) สามารถทำงานร่วมกันได้แม้จะอยู่คนละสถานที่ ไม่จำเป็นต้องเช่าออฟฟิศให้มีค่าใช้จ่ายก็สามารถทำธุรกิจได้เช่นกัน ส่วนบริษัทไซส์ใหญ่ ทีมงานขนาดใหญ่ หรือสำนักงานแบบเดิมๆ หากนำเทคโนโลยีเช่นนี้ไปประยุกต์ใช้ การทำงานเป็นทีมก็น่าจะรวดเร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลากับการเขียนรายงานความคืบหน้า หรือไล่เช็คไล่ตอบอีเมลกันเยอะๆ อีกต่อไป
ทั้ง Asana Trello และ Wunderlist นี้ล้วนมีฟีเจอร์หลักที่คล้ายคลึงกัน จะต่างกันก็ที่การดีไซน์คำที่ใช้เรียกงานต่างๆ ฉะนั้นผู้ประกอบการหรือทีมงานหนึ่งๆ ไม่ต้องจำเป็นต้องใช้ทุกแอพ แต่ทางที่ดีน่าจะให้คนในทีมได้ลองใช้แอพทั้งสามอย่างละ 1 สัปดาห์ เพื่อดูว่าระบบไหนเข้าใจง่ายที่สุด น่าใช้ที่สุด และตอบโจทย์ของทีมได้มากที่สุดนั่นเอง เพราะในช่วงเริ่มต้นทั้งสามแอพก็เปิดให้ใช้ฟรีกันอยู่แล้ว จะเริ่มคิดเงินก็ต่อเมื่อธุรกิจมีความต้องการใช้งานฟีเจอร์ที่ซับซ้อนขึ้น หรือมีทีมงานใหญ่ขึ้นเกินกว่าที่เขากำหนดแล้วเท่านั้น (เช่น Asana กำหนดว่าให้ใช้ฟรีได้ไม่เกิน 30 คน)
Wunderlist
ท้ายสุด อย่าลืมว่าเครื่องมือประเภทนี้จะไม่มีประโยชน์กับธุรกิจเลย หากสมาชิกในทีม ‘ก้มหน้าก้มตาทำงาน’ โดยไม่พร้อมใจกันเข้าไปบันทึกความคืบหน้าในระบบกระดานกลางนี้ด้วย
| ข้อมูลเพิ่มเติม
- Asana ก่อตั้งโดย Dustin Moskovitz หนึ่งในอดีตผู้ร่วมก่อตั้งเฟสบุ๊คมาพร้อมกับมาร์ก ซัคเคอร์เบิร์ก ตัวระบบใช้กันแพร่หลายมานานหลายปีและมีฐานผู้ใช้จำนวนมาก - Wunderlist จะเน้นเรื่องการกำหนดเส้นตาย (deadline) และการมอบหมายงานจากหัวหน้าสู่ลูกทีม - Trello โดดเด่นที่การออกแบบเป็นแนว card design ดูเรียบง่ายและสวยงาม (เป็นแนวทางที่ Google ใช้ในแอนดรอยด์รุ่น 5.0) และให้ความสำคัญกับการระดมสมองแลกเปลี่ยนไอเดีย จึงเหมาะกับธุรกิจสร้างสรรค์เป็นพิเศษ |
