แชร์งาน แชร์ไฟล์ สไตล์ social

ออฟฟิศหรือทีมงานยุคเก่ามักจะต้องทำเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไว้เป็น server แล้วทำไดรฟ์ E ไดรฟ์ F แล้วแบ่งโฟลเดอร์กันดูวุ่นวาย ไม่สะดวก และสิ้นเปลือง ...ยุคต่อมาจึงมีบริการรับฝากไฟล์ไว้แชร์ทางอินเตอร์เน็ต ช่วยประหยัดไม่ต้องมีเครื่องเซิฟเวอร์และทำระบบ LAN ในสำนักงาน โดยเฉพาะออฟฟิศเล็กๆทั้งหลาย โดยแค่มีอินเตอร์เน็ตก็ใช้บริการพวกนี้เช่น Dropbox, Google Drive ฟรีๆได้ พร้อมหน้าตาที่ทำให้ใช้สะดวกกว่าเป็นไดรฟ์แบบเดิมๆ เรียกว่าย้ายที่เก็บไปอยู่บน “Cloud” หรือเปรียบได้กับก้อนเมฆนั่นเอง



และล่าสุดยุคนี้ แอพแบ่งปันเอกสารหรือไฟล์เพื่อการทำงานนั้น ถูกปรับโฉมให้มีหน้าตาคล้าย social network ที่เราเล่นๆกันจนคุ้นเคย  ตัวอย่างแอพแนวนี้ที่โดดเด่นก็เช่นแอพและเว็บที่ชื่อ “Slack” ซึ่งบริษัทเจ้าของแอพและเว็บนี้ได้รางวัล Most Innovative  Companies จากนิตยสารชื่อดัง Fast Company ก็เพราะผลงานชิ้นนี้นั่นเอง





Slack ออกแบบให้ทุกการแชร์ไฟล์เอกสาร ภาพ เสียง หรือคลิป จะอยู่ในรูปแบบของโพสต์ ไล่ดูได้ทั้งตามลำดับก่อนหลัง  ดูตามบุคคลที่โพสต์ หรือเงื่อนไขอื่นๆ โดยผู้โพสต์สามารถใส่คำอธิบายได้ ไม่ใช่แค่ตั้งชื่อไฟล์เหมือนสมัยโบราณ ส่วนผู้อ่านคือเพื่อนๆในทีมก็สามารถคอมเมนต์สอบถามให้เห็นกันทั่วทีมได้เลย  จะติดเครื่องหมาย @ แล้วใส่ชื่อสมาชิกบางคนเพื่อเรียกมาดูเป็นพิเศษก็ได้ หรือจะไปแชทสอบถามเป็นความลับกันสองสามคนหลังไมค์ก็ยังได้

อีกจุดเด่นคือสามารถแบ่งการสนทนาได้เป็นช่องๆ (channel) โดยใช้วิธีติดเครื่องหมาย #  ( hashtag  ) คล้ายบนโลกโซเชียล เพื่อช่วยแบ่งกระแสการสนทนาให้เป็นหมวดหมู่ตามประเภทงานได้  ช่วยให้ดูง่ายขึ้น และค้นย้อนหลังก็ง่ายขึ้นด้วย โดยอาจจะใช้ชื่อทีม ชื่อแผนก ชื่อโปรเจ็ค ชื่อสินค้า หรือชื่องานอีเวนต์ที่กำลังจะไปออก มาทำ # ก็ได้ทั้งนั้นเพื่อแบ่งหัวเรื่องในการคุยกัน



Slack ยังทำตัวเป็นระบบเปิด คือสามารถเชื่อมต่อซิงค์ไฟล์กับ Google Drive และ Dropbox เพื่อให้ไฟล์เดิมๆของเราบนนั้นถูกนำมาทำงานต่อบนนี้ได้ และยังรองรับการใช้งานเพิ่มเติมเช่นประชุมวิดิโอสดแบบเห็นหน้า โดยเชื่อมกับ Google Hangout ก็ได้อีก ...ทั้งหมดนี้ใช้ฟรี แต่จะไม่มีรายงานสถิติให้ดู และเก็บข้อความได้แค่ 10,000 ข้อความย้อนหลัง หากจะมากกว่านั้นก็ต้องจ่ายเดือนละ 6.67$ แต่สำหรับผู้ประกอบการรายย่อยหรือบริษัทขนาดเล็กทั่วไปนั้นใช้ฟรีก็เพียงพอ

แม้จะดูเหมาะใช้ทำงานกันภายในทีมเดียวกัน บริษัทเดียวกัน แต่ที่จริงก็สามารถดึงผู้เกี่ยวข้องภายนอก เช่น ฟรีแลนซ์ , ซัพพลายเออร์, ลูกค้า, คนบริษัทอื่นที่ต้องดีลงานกัน เข้ามาด้วยก็ได้ เพราะเป็นการเชื่อมต่อผ่านอินเตอร์เน็ต ด้วยมือถือ แทบเล็ต หรือคอมฯที่ไม่ใช่เครือข่ายแลนแบบเดิมๆ  …  ฉะนั้นสำนักงานไหนที่นำไปใช้งาน ก็สามารถบล็อก Facebook ไม่ให้เล่นเวลางานได้เลย เพราะพนักงานไม่สามารถอ้างได้แล้วว่าใช้ติดต่องาน  เพราะบริษัทได้จัดให้ใช้แอพหรือเว็บ Slack แทนแล้ว



เครดิตภาพ
Slack.com
fastcompany.com
unhacked.co